Per gestire al meglio gli impegni lavorativi, districarsi tra diversi task, ma soprattutto per essere più produttivi, è importante ottimizzare il proprio tempo e organizzare al meglio le attività da svolgere. Oggi la tecnologia ci viene in aiuto grazie ad un’ampia gamma di app e strumenti ideali per migliorare la produttività sul lavoro. Dalle applicazioni to do list per gestire il tempo e le priorità alle app per comunicare e condividere documenti, scopriamo insieme la lista dei migliori tool per essere più efficienti a lavoro. 

Le to do list app sono l’ideale per segnare e gestire le cose da fare. Ti aiutano a fare le cose giuste, non dimenticare le attività più importanti e a farle più in fretta. Vediamo tre esempi di to do list app che favoriscono la produttività: 

1. Todoist 

L'app nasce per organizzare in base a una scala di priorità la lista delle cose da fare su smartphone, tablet o smartwatch. È in grado di riconoscere le date ricorrenti per particolari eventi, si collega con calendari, assistenti vocali e fornisce consigli personalizzati. Monitora le scadenze, i progetti e le attività condivise. Grazie alla sincronizzazione in tempo reale su oltre dieci piattaforme, tutti possono accedere a informazioni sempre aggiornate. 

2. Focus To-Do 

L’app combina la gestione dei task (to-do) con la famosa tecnica del pomodoro, la pratica che alterna sessioni di lavoro della durata di 25 minuti e pause di 5 minuti. Da qualsiasi dispositivo potrai avviare il timer, impostare dei promemoria per le commissioni da fare e controllare il tempo trascorso al lavoro. L’app è inoltre in grado di fornire statistiche dettagliate sulla distribuzione del tempo e le attività completate. 

3. Microsoft To Do 

L'app del pacchetto Office è utile per creare liste di cose da fare, gestire attività, dare priorità e pianificare la propria giornata o settimana lavorativa. Grazie a suggerimenti personalizzati e intelligenti puoi aggiornare l’elenco in qualsiasi momento. Con Microsoft To Do puoi inoltre creare e sincronizzare facilmente i tuoi elenchi su più dispositivi in modo da averli a disposizione su desktop, telefono o tablet. 

Le app per organizzare il lavoro ti consentono anche di tenere sotto controllo le varie fasi dei progetti, in modo tale da gestire i flussi, assegnare le attività da svolgere e fornire una scadenza. Due esempi di app per il lavoro sono:   

1. Asana 

È un’app di gestione dei progetti che sfrutta l’Intelligenza Artificiale e consente di seguire lo stato delle attività e delle scadenze, assegnare compiti ai membri del team e monitorarne i progressi fornendo inoltre previsioni sui tempi di completamento delle varie attività. 

2. Trello 

Ottimo per il lavoro in team, è un tool che permette di visualizzare e organizzare il lavoro grazie a un sistema di schede e bacheche. Fornisce anche servizi di automazione per ridurre il tempo speso in attività ripetitive. Con Trello puoi organizzare riunioni e gestire liste e scadenze. 

Le app per monitorare gli appuntamenti e rispettare le scadenze sono essenziali per snellire i processi e migliorare la produttività sul lavoro. Non a caso, il time management non è importante solo tra i manager, ma anche per chi svolge attività operative. Due esempi di app per l’ufficio che aiutano nell’agenda e la gestione del timing sono:  

• Google Calendar: a parte della suite di Google e consente di essere puntuale alle varie call o appuntamenti di lavoro, una notifica infatti ti avviserà qualche minuto prima dell’evento in programma. La caratteristica principale è quella di riunire tutti i calendari in un unico posto salvando automaticamente task, riunioni o videoconferenze.  

• Timepage: L’app della casa produttrice di taccuini dispone di un calendario intelligente che sincronizza i calendari in un unico posto, integrandoli con mappe, contatti e piattaforme. 

Da non sottovalutare le app per facilitare la comunicazione e la collaborazione tra i vari membri del team ovunque ci si trovi. 

• Slack: È un’app di messaggistica istantanea perfetta per la comunicazione tra i vari membri del team, la condivisione di file e la collaborazione in tempo reale. La caratteristica principale è la possibilità di assegnare i progetti di lavoro solo a una parte del team o a singoli membri e di integrare software di gestione di terze parti (Asana, Google Calendar, Zoom, GitHub). All’interno di ogni canale ciascun membro può tenere traccia delle conversazioni avvenute e scambiare file. 

• Zoom: Attualmente è una delle migliori soluzioni per videoconferenze e webinar, con funzionalità avanzate come la registrazione delle riunioni e la condivisione dello schermo. Ma è possibile sfruttare anche app per fare riunioni a distanza come Webex, Google Meet o Skype. 

Prendere appunti, registrare memo vocali, sbobinare e scrivere più rapidamente: con le app di scrittura è possibile e si risparmia tempo. Vediamone tre: 

• Evernote. È un classico per prendere appunti e organizzare le note in modo efficiente, aggiungendo immagini, audio, PDF e documenti. Si può collegare con Google Calendar che consente di creare promemoria e scansionare fatture o documenti. 

• Google Keep. Si tratta di un'app semplice e intuitiva per prendere appunti, creare liste, archiviare e registrare promemoria. 

• Notion. Oltre a gestire scadenze e calendari e creare checklist, Notion permette di prendere appunti e tenere tutto sotto controllo in unico ambiente.  

Non solo app, ma anche scegliere i giusti strumenti può rendere il lavoro più efficiente. Ad esempio, il notebook LG gram Pro è ideale per tutti quelli che hanno bisogno di prestazioni elevate e praticità ovunque. Leggero, potente ed elegante, offre prestazioni di altissimo livello su display OLED, mentre il processore Intel Core Ultra con NPU avanzata facilita il lavoro in multitasking con app professionali. È possibile, inoltre, collegare fino a 10 dispositivi contemporaneamente, di qualsiasi sistema operativo, inclusi iOS e Android. Per chi invece ha bisogno di una soluzione più smart e versatile, come per chi fa molti viaggi di lavoro, c’è anche Notebook gram 2in1 con display touch e convertibile, che grazie alla sua cerniera a 360° consente di passare da laptop a tablet in un istante.

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